Onderzoeksrapport

Met financiële steun van de provincie Fryslân en het Classicaal Regionaal Overlegorgaan (CRO) Fryslân van de Protestantse Kerk in Nederland (PKN) deden wij van 2013 tot 2015 onderzoek naar de situatie omtrent de kerkelijke archieven in Fryslân. De resultaten werden gepresenteerd in het rapport,'Tink om'e tsjerklike argiven', dat op 1 december 2016 werd aangeboden aan gedeputeerde Sietske Poepjes. Het rapport telt ca. 250 pagina's. Na de inleidende woorden van Hans Mol en Hans Cools van de Fryske Akademy, wordt eerst ingegaan op de waarde van kerkelijke archieven. Het volgende hoofdstuk handelt over de aanleiding van het onderzoek. Hoofdstuk 3 gaat over de opzet van het onderzoek. Daarin worden de onderzoeksvragen geformuleerd: (1) Welke religieuze instellingen kent de provincie Fryslân? (2) Hoe gaan de religieuze instellingen in Fryslân met het eigen archief om? (3) Welke hulp krijgen lokale religieuze instellingen van landelijke organisaties? (4) Welke religieuze instellingen droegen het archief over aan Tresoar? (5) Welke religieuze instellingen droegen het archief over aan de gemeente? (6) Hoe gaat Tresoar met de kerkelijke archieven om? (7) Hoe gaan de Friese gemeenten met de kerkelijke archieven om? Hoofdstuk 4 gaat over het verloop van het onderzoek. In hoofdstuk 5 worden de resultaten van het onderzoek weergegeven. Hoofdstuk 6 en 7 bevatten de conclusies en de aanbevelingen van het rapport.

We concluderen dat de situatie omtrent de kerkelijke archieven in Fryslân zorgelijk is. Slechts de helft van de kerken in de gemeente Achtkarspelen heeft een archiefbeheerder. Archiefbeheerders maken veelal lijsten die het midden houden tussen een magazijnlijst en een plaatsingslijst. De kerken bewaren het archief doorgaans in een (overvolle) kast of kluis in de kerk of het verenigingsgebouw. Kerkelijke functionarissen bewaren lang niet altijd back-ups van het digitale materiaal. Tresoar en de Friese gemeenten nemen de kerkelijke archieven op, maar doen niet of nauwelijks aan actieve acquisitie. Tresoar en de gemeenten bewaren bijna geen archieven van evangelische kerken en van niet-christelijke religies. Als een kerk het archief van Tresoar of aan gemeente wil overdragen dient men het zelf te beschrijven en te verpakken. Bij het Streekarchief en het HCL worden de archieven na overdracht (opnieuw) geïnventariseerd, maar bij Tresoar en op de gemeentehuizen gebeurt dat bijna niet. Tresoar heeft een achterstand wat de inventarisatie van kerkelijke archieven betreft. Tresoar en het HCL publiceren de inventarissen op de eigen website en op Archieven.nl. De toegangen van het Streekarchief staan alleen op de eigen website. Op het Fries Archiefnet treft men maar een deel aan van de bij de gemeenten berustende kerkelijke archieven.

In het rapport worden de volgende aanbevelingen gedaan ter verbetering van de situatie. Volgens het archiefbureau zouden de kerken in Fryslân als archiefvormers en als eigenaars van de archieven het initiatief moeten nemen ter verbetering van de situatie rondom de kerkelijke archieven. Ze zouden de plaatselijke gemeenten en de parochies en de hogere organen moeten wijzen op het belang van kerkelijke archieven. Ze zouden de plaatselijke gemeenten en de parochies ook kunnen vragen de archieven over te dragen aan Tresoar en/of de burgerlijke gemeente. De kerken zouden verder de archiefbeherende instellingen kunnen ontzorgen door de eigen archieven op professionele wijze te (laten) inventariseren. De gezamenlijke Friese kerken zouden ten slotte een webportal kunnen laten ontwikkelen waarop archieftoegangen bij elkaar worden gebracht en in één keer doorzoekbaar worden gemaakt. Tresoar en de burgerlijke gemeenten kunnen ook veel doen. Deze instellingen bewaren bijna geen archieven van evangelische kerken en van niet-christelijke religies. Om hierin verandering in te brengen zouden Tresoar en de Friese gemeenten volgens een weloverwogen plan op actieve wijze (kerkelijke) archieven kunnen gaan verwerven. Tresoar heeft een forse werkvoorraad opgebouwd. De instelling zou die moeten proberen weg te werken. Op het Fries Archiefnet treft men maar een klein deel aan van de bij de Friese gemeenten berustende kerkelijke archieven. In deze situatie zouden de gemeenten verandering moeten brengen.

Het onderzoeksrapport werd gepresenteerd tijdens een lunchbijeenkomst op het provinciehuis in Leeuwarden. Daarbij waren verschillende partijen uitgenodigd. De kerken lieten zich vertegenwoordigen door Klaas Dijkstra en Hessel de Groot (PKN), Theo van Mierlo en Henk Nota (RK Kerk), en Henk van den Berg (Algemene Doopsgezinde Sociëteit). Ook Bert Looper en Luc de Vries (Tresoar) en Geart de Vries (HCL) behoorden tot de aanwezigen. De bijeenkomst werd verder onder andere bijgewoond door Hans Mol en Hans Cools (Fryske Akademy), Jouke Jongsma (Stichting Beheer Kerkelijke Gebouwen Noord-Nederland), Gerhard Bakker (Stichting Alde Fryske Tsjerken), Dolf van Weezel Errens (provincie Fryslân) en Paul van Maasbommel (Vereniging van Friese gemeenten). Na de presentatie en de aanbieding van het rapport aan de gedeputeerde volgde een discussie. Er werd gewezen op het belang van kerkelijke archieven voor onderzoeksdoeleinden. Aanwezigen onderschreven ook de conclusie van het rapport dat de kerkelijke archieven meer aandacht verdienen. Een deelnemer stelde zelfs dat 'het uur U' voor de kerkelijke archieven is aangebroken. Tijdens de perspresentatie van het rapport op 20 december 2016 (zie ook het persbericht dat de provincie die dag deed uitgaan) maakte gedeputeerde Poepjes melding van een in 2017 op te stellen actieplan voor de kerkelijke archieven. Ons rapport krijgt dus een vervolg. De partijen gaan in gezamenlijkheid actie ondernemen om de kerkelijke archieven in Fryslân te behouden en toegankelijk te maken.